Clarify resonsibilities more easily using the RACI-Matrix

Einer der häufigsten Fehler in der Strategiearbeit besteht darin, dass die Verantwortlichkeiten für die Strategieumsetzung nicht klar und eindeutig festgelegt sind. Die Mitarbeiter wissen nicht, was konkret von ihnen erwartet wird oder nehmen an, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird. Dies führt dann häufig dazu, dass Ziele entweder gar nicht, nur teilweise oder nicht im angestrebten Zeitrahmen erreicht werden. Ärger und Frustration sind so vorprogrammiert. Dabei lässt sich dieser Fehler leicht vermeiden. Verantwortlichkeitsmatrixen – wie die RACI-Matrix – helfen Unternehmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren, kommunizieren und dokumentieren.

Vier Arten von Zuständigkeiten

RACI-Matrix unterscheidet vier Arten von Zuständigkeiten:

• Responsible – Durchführungsverantwortung
  Die Person ist verantwortlich für die eigentliche Durchführung der Aufgabe. Sie erledigt die Aufgabe entweder selbst oder delegiert diese an andere.
  
• Accountable – Kostenverantwortung
  Die Person trägt die Entscheidungsbefugnis und ist für die korrekte und vollständige Umsetzung der Aufgabe gegenüber der Unternehmensleitung rechenschaftspflichtig. Gegebenenfalls ist sie auch im rechtlichen Sinne verantwortlich.
  
• Consulted – Fachverantwortung
  Die Person muss konsultiert werden bzw. ist beratend tätig. In der Regel handelt es sich hierbei um Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet, die einen wichtigen Beitrag zum Gelingen des Vorhabens beisteuern können.
  
• Informed – Informationsrecht
  Die Person muss über die Fortschritte und Ergebnisse der jeweiligen Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden. Sie hat das Recht, jederzeit Informationen einzufordern.
  

Die Aufgaben werden in die Zeilen und die Rollen in die Spalten der Matrix eingetragen. Die Felder enthalten die entsprechenden RACI-Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise lassen sich Verantwortlichkeiten sehr genau zuordnen und abbilden.

Tipps zur Erstellung einer RACI-Matrix

• Stellen Sie sicher, dass Sie jeder Aufgabe R und A Rollen zuweisen. Die C und I Rollen sind dagegen nicht zwingend für jede Aufgabe notwendig.
  
• Um Unklarheiten und Kompetenzgerangel zu vermeiden, achten Sie darauf, dass pro Aufgabe die R und A Rollen jeweils nur von einer einzigen Person ausgefüllt werden.
  
• Die rechenschaftspflichtige Person (A) sollte Genehmigungsvollmachten besitzen.
  
• Um den Prozess zeitlos zu halten, tragen Sie keine Namen, sondern Rollen in die Spaltenüberschriften ein. Also z. B. nicht „Herr Meyer”, sondern „Head of Marketing”.
  
• Halten Sie die Anzahl der Personen, die konsultiert und informiert werden müssen, so gering wie möglich.
  
• Die Kommunikation mit der zu konsultierenden Person sollte in beide Richtungen verlaufen. Die Kommunikation mit der zu informierenden Person ist dagegen unidirektional und sollte nach Möglichkeit automatisiert erfolgen.
  
• Hat eine Person zu viele Rs, sollte überlegt werden, ob deren Arbeitsbelastung womöglich zu groß ist.
  
• Listen sie die Aufgaben in der Reihenfolge der Fertigstellung auf.
  Kommunizieren und diskutieren Sie die RACI-Matrix mit allen Beteiligten und einigen Sie sich auf eine endgültige Fassung vor Beginn der Implementierungsphase.

Varianten der RACI-Matrix sind RASCI (S = supportive/unterstützend), RACI-VS oder VARISC (V = verify/Person, die das Ergebnis einer Aktivität gegen bestimmte Akzeptanzkriterien überprüft) und CAIRO oder RACIO (O = omitted/ausgelassen, d. h. eine Person, die ausdrücklich nicht beteiligt ist). Die RACI-Matrix ist jedoch die am weitesten verbreitete. In unserer Strategiesoftware lässt sich jede Form der Verantwortlichkeitsmatrix beliebig darstellen.

Die RACI-Matrix ist ein einfaches, aber effektives Instrument, um Rollen und Verantwortlichkeiten im Rahmen der Implementierung von Projekten und Prozessen eindeutig zu klären. Sie verbessert die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern nachhaltig und steigert somit die Effektivität und Effizienz des gemeinsamen Vorhabens.